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Leistungsbereiche

Kontaktverwaltung


Jedes Geschäft dreht sich um Menschen - sprich Kontakte. Für jedes Unternehmen ist es wichtig mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und Mitarbeiter effektiv arbeiten zu können. Mit der leistungsstarken Suche der BAIOoffice finden Sie schnell den betreffenden Kontakt, ganz egal ob Sie Namen, Telefonnummer oder Kundennummer zur Verfügung haben. E-Mails, Belege usw. werden direkt beim Kontakt erstellt, wodurch sie diesem zugeordnet sind. Alle den Kontakt betreffenden Belege, Termine etc. sind jederzeit beim Kontakt abrufbar. Nie mehr suchen!

Artikelverwaltung

Die Artikelverwaltung der BAIOoffice verwaltet alle Artikel für Einkauf, Verkauf, Miete und Lager. Alle Lagerbewegungen / Reservierungen werden protokolliert. So ist der Lagerbestand jederzeit nachvollziehbar. Mit Hilfe einer Matrix können Staffelpreise und Kundenrabattgruppen übersichtlich gepflegt werden. Bei der Auswahl des Artikels im Beleg wird automatisch der entsprechende Preis ermittelt. Käufer, Interessenten und Belege, in denen der Artikel verwendet wurde sind dem Artikel zugeordnet. Artikel können Ressourcen zugeordnet werden (z.B. Mitarbeiter). Mit Hilfe der Ressourcenplanung erhalten Sie während der gesamten Auftragsbearbeitung die Übersicht und können so effizient und vorausschauend planen.

Belege & Vorgänge

Mit der Vorgangsbearbeitung der BAIOoffice können schnell, einfach und effizient Belege erstellt werden. Alle Belege zu einem Geschäftsvorgangs werden gesammelt abgelegt und sind auf Anhieb verfügbar. Bei der Belegerstellung werden alle kundenspezifischen Informationen wie Rabatte, Liefer- oder Zahlungsbedingungen automatisch übernommen. Die “QuickAdd-Bar” ermöglicht das schnelle Hinzufügen eines Artikels durch Eingabe eines Suchbegriffes. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Positionen und Titel aus Bibliotheken hinzuzufügen. Dies ermöglicht ein einfaches erstellen auch umfangreicher Leistungsverzeichnisse (Positionslisten). Alle Positionen können je nach Auftrag individuell angepasst und rabattiert werden. Die Abrechnung größerer bzw. längerfristiger Aufträge ist mit Hilfe von Abschlagszahlung, Teilrechnung oder Schlussrechnung bzw. Sammelrechnung kein Problem. Mietverträge, Übergabeprotokolle bzw. Rückgabeprotokolle sind ebenso leicht zu erstellen. Im Zusammenspiel mit Leihartikel, Ressourcen und Ressourcenplanung kann so ein Leih- bzw. Mietvorgang übersichtlich und effizient geplant, kontrolliert und abgerechnet werden. Mit BAIOoffice prüfen Sie bereits während der Eingabe die Verfügbarkeit aller Artikel. Die integrierte Druckvorschau ermöglicht es Ihnen das Druckergebnis mit nur einem Klick zu überprüfen. Natürlich können alle oder einzelne Belege des Vorgangs gedruckt, als PDF gespeichert oder direkt per E-Mail versendet werden. Nach Fertigstellung / Ausführung eines Beleges erstellt BAIOoffice ggf. Bestell-, Liefervorschläge oder einen Offenen Posten. (siehe Leistungsbereich: Systemvorschläge) Falls nötig erstellen Sie im Handumdrehen eine Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsenberechnung.

Korrespondenz

Mit BAIOoffice kann der gesamte Schriftverkehr, Geschäftsbriefe, E-Mails oder Gesprächsnotizen verwaltet werden. Eingehende Korrespondenz wird direkt Kontakten, Projekten, etc. zugeordnet, das sorgt für Ordnung. Für das Versenden und Empfangen von E-Mails sorgt ein interner E-Mail Client.

Verwaltung von Aufgaben & Terminen

Übersehen Sie nichts mehr. Aufgaben, Termine, Wiedervorlagen und Notizen werden direkt zu Kontakten, Projekten und Belegen angelegt bzw. diesen zugeordnet. Dadurch ist alles, die jeweilige Aufgabe / Termin betreffende jederzeit ersichtlich. Aktuelles wird auf dem Startbildschirm angezeigt und kann mit einem Klick aufgerufen werden.

Projektverwaltung

Mit der Projektverwaltung organisieren, verwalten und sammeln Sie rund um Bauvorhaben, Werbekampagnen, Messen etc. alle relevanten Informationen wie Korrespondenzen, Aufgaben, Termine, Aufträge, Rechnungen etc. Diese sind zu dem Projekt jederzeit leicht zu finden und abrufbar.

Ticketverwaltung

Mit dem Ticketsystem der BAIOoffice können technische Anfragen, Störungsmeldungen, Änderungswünsche, Verbesserungsvorschläge usw. verwaltet werden. Dies ermöglicht jedem Mitarbeiter auf die Service- und Fehlerhistorie zurückzugreifen und neue Anfragen schnell und effizient zu bearbeiten. Eine Fehleranalyse ermöglicht die Weiterentwicklung der Produkte und des Services.

Systemvorschläge

BAIOoffice erstellt bei Unterschreitungen des Mindestlagerbestandes automatisch Bestellvorschläge. Hieraus können Bestellungen beim Lieferanten erzeugt werden. Ausgeführte Rechnungen gelten bis zur vollständigen Bezahlung als offene Posten. Die übersichtliche Offene Posten Liste der BAIOoffice hilft Ihnen dabei, alle ganz oder teilweise unbezahlten Rechnungen im Blick zu behalten. Zahlungseingänge können sofort erfasst werden. Falls nötig können Mahnungen in verschiedenen Mahnstufen erstellt werden. Eine Übersicht über noch nicht erfolgte Lieferungen hilft nichts aus den Augen zu verlieren.

Auswertungen

Mit BAIOoffice erhalten Sie auf Knopfdruck aktuelle und aussagekräftige Statistiken wie etwa Umsatz nach Kontaktgruppen, Warengruppen etc. Alle Auswertungen können Sie natürlich ausdrucken oder als PDF speichern. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit Auswertungsdaten in externe Programme, wie z.B. Excel weiter zu bearbeiten. Sollten für Sie wichtige Auswertungen fehlen, so setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Ressourcenverwaltung

Wirtschaftsgüter wie Personal, Werkzeug und Arbeitsmittel bilden das Fundament eines Unternehmens. Erfassen und verwalten Sie Ihre Ressourcen wie Wirtschaftsgüter und behalten Sie den Überblick. Mit Hilfe der Ressourcenplanung erkennen Sie frühzeitig zu welchem Zeitpunkt Engpässe entstehen können und erkennen vermeidbaren Leerlauf.

Archiv

Mit dem Archiv der BAIOoffice optimieren Sie Ihre Verwaltung, reduzieren die Papierflut und finden alle wichtigen Dateien wie etwa Dokumente, Bilder, Pläne, Verträge, etc. dort wo Sie sie erwarten. So archivieren Sie sinnvoll und effizient und haben immer alles griffbereit. Durch die Zuordnungsmöglichkeiten zu Kontakten, Vorgängen, Projekten etc. werden die Zugriffszeiten reduziert.

Bibliothek

Artikeldaten von Herstellern oder dem Fachgroßhandel werden in Bibliotheken verwaltet. Es können DATANORM-Kataloge, CSV-Dateien (Excel) und GAEB-Dateien importiert werden. Darüber hinaus können Sie eigene Positionslisten für z.B.: ein Einfamilienhaus anlegen. Beim erstellen von Belegen können Sie auf die in der Bibliothek hinterlegten Positionen und Titel zurückgreifen.

Plugins

ie Pluginschnittstelle der BAIOoffice dient der Anbindung externer Programme und ermöglicht diesen den Zugriff auf alle Informationen der BAIOoffice. Arbeitsabläufe können so optimiert und vereinfacht werden. Sollten Sie spezielle Anforderungen haben, setzten Sie sich mit einem Mitarbeiter der BAIOsoft GmbH in Verbindung.
Verfügbare Plugnins: Amazon, Magento, DHL-Easylog